各部门：
学院档案是对我院办学和运行情况的真实记录，为学院发展、检查迎评等提供了可靠的信息资料。随着学院办学主体迁址启东校区，为及时做好我院2018年度资料整理归档这项基础性工作，现将有关事项通知如下：
一、总体要求
学院各部门按照2018年度的职能分工和工作内容，开展归档工作。其中部门的主要负责人要加强对档案工作的组织和领导，兼职档案员要做好本部门需归档资料的收集和整理，认真审核归档内容，确保归档材料的齐全完整、准确，按时将归档材料移交学院办公室。
随着2019年学院机构重新设置，请各部门按照划分调整后的新职能，及时进行工作交接和资料移交，并做好日常资料的收集和整理。
二、归档范围
各部门要根据《南通大学杏林学院档案工作手册》（以下简称“杏档手册”）相关办法，对列入归档范围的十二大类资料进行收集整理。
大类名称 | 归档范围 |
党群类、行政类、教学类、科研类、出版类 基本建设类、仪器设备类、外事类 产品生产与科技开发类、财会类 | 见“杏档手册”第7～23页 |
声像类 | 见“杏档手册”第30页 |
实物类 | 见“杏档手册”第34页 |
1.对归档分类表中未列入但符合归档范围原则的材料（详见“杏档手册”24～25页），由各部门提出应纳入的类别，并提供归档材料。
2.我院作为南通大学直属单位提交学校归档的材料，亦需留存一份归学院档案。
三、归档要求
1.文件类（十大类）：见“杏档手册”第3～4、25～27页
声像类：见“杏档手册”第31～32页
实物类：见“杏档手册”第34页
2.重要事项提醒：
（1）归档文件必须是原件，复印件原则上不得归档。归档单位若需留用归档文件，请复印备用，将原件归档。
（2）归档文件材料中一律不得使用圆珠笔，铅笔书写。
3.根据档案管理办法（见“杏档手册”第4页），档案实行移交签收手续，各兼职档案员在提交部门归档材料时，须填写移交清册（样式见附件），一式两份，注明件数和移交时间，交接双方签名确认。
四、具体安排
请各部门于5月17日完成资料整理和归档移交工作。
学院办公室
2019年5月9日
