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关于做好我院2018年度资料整理归档工作的通知
[ 录入者:杏林学院 | 时间:2019-05-09 | 信息栏目来源:通知公告 ]

各部门:

学院档案是对我院办学和运行情况的真实记录,为学院发展、检查迎评等提供了可靠的信息资料。随着学院办学主体迁址启东校区,为及时做好我院2018年度资料整理归档这项基础性工作,现将有关事项通知如下:

一、总体要求

学院各部门按照2018年度的职能分工和工作内容,开展归档工作。其中部门的主要负责人要加强对档案工作的组织和领导,兼职档案员要做好本部门需归档资料的收集和整理,认真审核归档内容,确保归档材料的齐全完整、准确,按时将归档材料移交学院办公室。

随着2019年学院机构重新设置,请各部门按照划分调整后的新职能,及时进行工作交接和资料移交,并做好日常资料的收集和整理。

二、归档范围

各部门要根据《南通大学杏林学院档案工作手册》(以下简称“杏档手册”)相关办法,对列入归档范围的十二大类资料进行收集整理。

大类名称

归档范围

党群类、行政类、教学类、科研类、出版类

基本建设类、仪器设备类、外事类

产品生产与科技开发类、财会类

见“杏档手册”第723

声像类

见“杏档手册”第30

实物类

见“杏档手册”第34

1.对归档分类表中未列入但符合归档范围原则的材料(详见“杏档手册”24~25页),由各部门提出应纳入的类别,并提供归档材料。

2.我院作为南通大学直属单位提交学校归档的材料,亦需留存一份归学院档案。

三、归档要求

1.文件类(十大类):见“杏档手册”第3~4、25~27页

声像类:见“杏档手册”第31~32页

实物类:见“杏档手册”第34页

2.重要事项提醒:

(1)归档文件必须是原件,复印件原则上不得归档。归档单位若需留用归档文件,请复印备用,将原件归档。

(2)归档文件材料中一律不得使用圆珠笔,铅笔书写。

3.根据档案管理办法(见“杏档手册”第4页),档案实行移交签收手续,各兼职档案员在提交部门归档材料时,须填写移交清册(样式见附件),一式两份,注明件数和移交时间,交接双方签名确认。

四、具体安排

请各部门于5月17日完成资料整理和归档移交工作。


附件:南通大学杏林学院档案工作移交清册(样式)


                                        学院办公室

                                        2019年5月9日